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Manual completo

Manual de uso para estudiantes y padres

Este manual reúne el recorrido completo de UCI Gestiones: creación de cuenta, inicio de sesión, perfil, registro de hijos, carga de comprobantes y seguimiento del estado de cada reporte.

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1. Acceso al sistema

Ingresa desde la dirección oficial habilitada por la institución. El link es https://ucigestiones.com/transferencias/.

Usa siempre el portal oficial para cargar datos y comprobar estados. Evita compartir enlaces no verificados.

2. Registro de cuenta

Desde la pantalla inicial, entra en Regístrate aquí y completa los siguientes datos:

  • Nombre y apellido.
  • Correo electrónico.
  • Contraseña.
  • Confirmación de contraseña.
  • Tipo de cuenta.

Tipos de cuenta disponibles:

  • Estudiante Universitario (UCI)
  • Padre / Madre / Tutor (CEUCE)

La contraseña debe tener al menos 7 caracteres e incluir mayúscula, minúscula, número y símbolo.

3. Inicio de sesión

En la pantalla de acceso, ingresa tu correo y tu contraseña. Si lo necesitas, puedes marcar Recordar sesión para mantener el acceso en el navegador.

Si los datos no coinciden, el sistema mostrará el mensaje Credenciales incorrectas.

4. Recuperar contraseña

  1. Haz clic en ¿Olvidaste tu contraseña?.
  2. Escribe tu correo electrónico.
  3. Presiona Enviar Instrucciones.
  4. Abre el enlace enviado a tu correo.
  5. Crea una nueva contraseña segura.
El enlace de recuperación vence en 1 hora. Si estás en un entorno local o en un servidor sin correo configurado, el mensaje puede no llegar y deberás revisarlo con soporte.

5. Primer ingreso

Estudiante

Antes de reportar pagos debes completar obligatoriamente tu perfil académico.

  • Nombre completo.
  • Teléfono o celular.
  • Cédula.
  • Facultad.
  • Carrera o programa.

Padre, madre o tutor

Primero debes guardar tus datos personales y luego registrar a tus hijos o alumnos en Mis Hijos Registrados.

Si no tienes alumnos cargados, no podrás reportar pagos.

6. Mi perfil

La sección Mi Perfil permite actualizar información personal y datos de facturación.

Datos editables para estudiante

  • Nombre completo.
  • Teléfono o celular.
  • Cédula.
  • Facultad.
  • Carrera.
  • RUC o C.I. para factura.
  • Nombre o razón social para factura.

Datos editables para tutor

  • Nombre completo.
  • Teléfono o celular.
  • RUC o C.I. para factura.
  • Nombre o razón social para factura.

Registro de hijos o alumnos

Los tutores pueden agregar alumnos indicando nombre completo, cédula y nivel o ciclo.

  • Nivel Inicial.
  • Primer Ciclo (1ro-3ro Grado).
  • Segundo Ciclo (4to-6to Grado).
  • Tercer Ciclo (7mo-9no Grado).
  • Nivel Medio (1ro-3ro Curso).

7. Reportar un pago

En el menú lateral, entra en Reportar Pago. El formulario solicita beneficiario, concepto, monto, fecha, banco de destino y comprobante adjunto.

Cómo reporta un estudiante

  • Puede usar YO para incluir su propio pago.
  • Puede usar OTROS para agregar alumnos registrados o manuales.
  • Debe indicar al menos un beneficiario válido.
  • Si la cédula ya pertenece a un estudiante registrado, debe seleccionarlo desde la búsqueda y no como carga manual.

Cómo reporta un tutor

  • Debe seleccionar uno o varios hijos de su lista registrada.
  • Si no selecciona al menos uno, el formulario no se enviará.

Conceptos disponibles

  • Matrícula.
  • Cuota.
  • Aranceles Varios.
  • Inscrip. Exámenes.
  • Tutoría de Materias.
  • Defensa de Trabajo/Portafolio de Evidencias.
  • Certificaciones/Gestiones de Títulos.

Comprobante

  • Es obligatorio.
  • Formatos aceptados: JPG, JPEG, PNG, WEBP y PDF.
  • Tamaño máximo: 5 MB.
Si todo fue cargado correctamente, el sistema mostrará el mensaje Pago reportado exitosamente.

8. Dashboard e historial

En Dashboard puedes revisar el historial de transferencias reportadas. Cada registro muestra:

  • Fecha de envío.
  • Número de reporte.
  • Concepto.
  • Monto.
  • Banco destino.
  • Enlace al comprobante.
  • Estado del trámite.

Si el pago corresponde a varias personas, el sistema muestra el detalle en la línea Aplica a.

9. Estados del reporte

Pendiente

El pago fue reportado y está esperando revisión.

En caja

El reporte fue aprobado en facturación y pasó a caja.

Finalizado

El proceso fue completado y el pago quedó cerrado.

Rechazado

El sistema detectó un problema y permite revisar el motivo para reenviar correctamente.

10. Avisos y notificaciones

En la parte superior del panel aparece una campana de notificaciones. Desde allí puedes:

  • Ver avisos recientes.
  • Identificar avisos no leídos.
  • Marcar todos como leídos.

11. Problemas frecuentes

No puedo reportar un pago

  • Verifica que tu perfil esté completo.
  • Confirma que seleccionaste al menos un beneficiario.
  • Asegúrate de adjuntar el comprobante.
  • Comprueba que el archivo no supere 5 MB.
  • Usa un banco disponible en la lista.

Soy tutor y no me deja continuar

Debes entrar a Mi Perfil y registrar al menos un hijo o alumno.

Mi pago fue rechazado

Haz clic en la etiqueta Rechazado dentro del dashboard para ver el motivo, corrige la información y vuelve a cargar el reporte.

No recibo el correo de recuperación

  • Revisa la carpeta de spam.
  • Confirma que escribiste bien tu correo.
  • Si estás en entorno local, consulta al soporte porque el servidor puede no tener correo saliente configurado.

12. Resumen por tipo de usuario

Estudiante

  1. Registrarse como Estudiante Universitario (UCI).
  2. Iniciar sesión.
  3. Completar Mi Perfil.
  4. Entrar en Reportar Pago.
  5. Seleccionar YO o agregar OTROS.
  6. Adjuntar comprobante y enviar.
  7. Revisar el estado en Dashboard.

Padre, madre o tutor

  1. Registrarse como Padre / Madre / Tutor (CEUCE).
  2. Iniciar sesión.
  3. Completar Mi Perfil.
  4. Registrar hijos o alumnos.
  5. Entrar en Reportar Pago.
  6. Seleccionar uno o varios hijos.
  7. Adjuntar comprobante y enviar.
  8. Revisar el estado en Dashboard.